Was ist ein Request For Proposal (RFP)?
Ein Request For Proposal (RFP) ist ein formelles Dokument, das von Unternehmen verwendet wird, um Angebote von potenziellen Lieferanten oder Dienstleistern für ein bestimmtes Projekt oder eine Dienstleistung anzufordern und standardisiert zu vergleichen. Der RFP-Prozess ermöglicht es dem anfragenden Unternehmen, verschiedene Angebote zu vergleichen und die bestmögliche Entscheidung für ihre spezifischen Anforderungen zu treffen. Ein RFP beschreibt in der Regel detailliert den Umfang des Projekts, die Anforderungen an den Lieferanten, die Bewertungskriterien sowie die Fristen für die Einreichung der Angebote. Ziel eines Request for Proposals ist es in der Regel, Angebote so weit wie möglich objektiv vergleichbar zu machen und Zuschlagskriterien transparent darzulegen. In Bereichen des öffentlichen Rechtes (Kommunen, staatliche Unternehmen etc.) sind Requests for Proposals (Ausschreibungen) ab einer bestimmten Projektgröße gesetzlich verpflichtend.
Wie erstellt man einen RFP?
Die Erstellung eines Request for Proposal erfordert eine sorgfältige Planung und klare Kommunikation der Projektziele und -erwartungen. Zunächst sollte eine detaillierte Beschreibung des Projekts oder der benötigten Dienstleistung angefertigt werden. Dazu gehören der Umfang des Projekts, spezifische Anforderungen, Zeitrahmen und Budgetgrenzen. Es ist auch wichtig, klare Bewertungskriterien festzulegen, damit die eingehenden Angebote effektiv verglichen werden können. In der Regel sind die Bewertungskriterien eine Kombination der Angebotshöhe (Monetäre Kriterien) und eines weicheren Bewertungsansatzes des Angebots/Projektansatzes, welcher sich aus einer Bewertung der Antworten eines RFPs ermittelt.
Beispiele für einen Software RFP
Gewichtungskriterien:
- Preis: 30 % Gewichtung
- Produkt-fit: 70 % Gewichtung
Fragen (Bewertung zwischen 1 und 5)
- Haben Sie eine ISO 27000 Zertifizierung?
- Aktuell arbeiten wir mit dem Konkurrenzprodukt A, wie würden Sie die Migration zu ihrem Produkt durchführen. Bitte beschreiben Sie den Prozess und die Verantwortlichkeiten
- Wie viel Mitarbeiter besitzen Sie im technischen Bereich?
Der RFP sollte außerdem Informationen über den Auswahlprozess und die Fristen für die Angebotsabgabe enthalten.
Wie antwortet man auf einen Request For Proposal?
Die Antwort auf einen RFP sollte strukturiert und auf die spezifischen Anforderungen des RFP zugeschnitten sein. Anbieter müssen alle im Request for Proposal gestellten Fragen beantworten und deutlich machen, wie sie die Anforderungen des Projekts erfüllen können. Es ist wichtig, alle geforderten Informationen bereitzustellen und die Antwort klar und professionell zu strukturieren. Anbieter sollten auch ihre Erfahrung, Fachkenntnisse und frühere Erfolge hervorheben, um sich von anderen Anbietern abzuheben. In der regel beinhalten die RFPs Fragebögen, die der Anbieter auszufüllen hat. Diese sind oft in Excel verfasst oder müssen im Einkaufsportal des Ausschreibenden beantwortet werden.
Vorteile und Nachteile von RFPs
RFPs bieten sowohl Vorteile als auch Nachteile. Zu den Vorteilen gehört die Möglichkeit, verschiedene Angebote systematisch zu vergleichen, was zu einer fundierten Entscheidungsfindung beiträgt. Auch wenn es keine 100 % objektive Bewertung möglich ist (da Antworten auf Fragen dann doch wieder subjektiv bewertet werden) gibt der RFP einen strukturierten und transparenten Ansatz für die Entscheidungsfindung. RFPs ermöglichen es auch, Transparenz und Fairness im Auswahlprozess zu gewährleisten und Entscheidungen fundiert zu erläutern.
Zu den Nachteilen gehört, dass der Prozess zeit- und ressourcenintensiv sein kann. Auch die Dauer des Prozesses ist nicht zu vernachlässigen, gerade da im öffentlichen Bereich diverse Fristen gewahrt werden müssen, ziehen sich diese Prozesse meist über mehrere Monate. Außerdem kann die Qualität der Antworten stark variieren, was den Vergleich und die Auswahl erschwert.
Entscheidende RFP-Komponenten
Zu den entscheidenden Komponenten eines RFP gehören eine klare Projektbeschreibung, detaillierte Anforderungen, spezifische Bewertungskriterien und eindeutige Fristen für die Einreichung. Zudem sollten Informationen über den Auswahlprozess und die nächsten Schritte nach der Angebotsabgabe enthalten sein. Es ist auch hilfreich, Hintergrundinformationen über das anfragende Unternehmen und den Kontext des Projekts bereitzustellen, um den Anbietern ein besseres Verständnis der Anforderungen zu ermöglichen. Anbei einige Beispiele für öffentliche Ausschreibungen: